Zur Verstärkung unserer Fachbereiche Schlüsselfertiges Bauen und Projektentwicklung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und organisierte Assistenz (m/w/d), die unsere Projekte aktiv begleitet und unsere Teams unterstützt.
Teamassistenz (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Administrative Betreuung unserer Bauprojekte sowie Pflege der Projekt- und Stammdaten in unseren IT-Systemen
- Verwaltung und Überwachung des Nachunternehmermanagements einschließlich Ausschreibungen, Angebotsverfolgung, Vertragsverwaltung und Korrespondenz
- Erstellung und Pflege von Unternehmensreferenzen sowie Zusammenstellung und fristgerechte Einreichung der erforderlichen Nachweise und Unterlagen für Ausschreibungen und Vergabeverfahren
- Verwaltung von Revisionsunterlagen einschließlich Terminüberwachung und Prüfung auf Vollständigkeit
- Erstellung von Rechnungen sowie Überwachung von Zahlungsplänen, Nachträgen und Fristen
- Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) einschließlich Preisprüfung, Lieferscheinverwaltung und Überwachung der Skontofristen
- Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Organisationsaufgaben sowie Unterstützung der Projekt- und Bauleitung im Tagesgeschäft
Ihr Profil
- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
- erste Berufserfahrung im Sekretariat, in der Projektassistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit, idealerweise in der Bau- oder Handwerksbranche
- sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- idealerweise Erfahrung im Umgang mit ERP- und Projektmanagementsoftware (z. B. Nevaris Build und Nevaris Finance)
- ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und ein gutes Zeit- und Terminmanagement
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein freundliches, verbindliches Auftreten
- gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten
- ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
- eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung sowie überdurchschnittlich gute Sozialleistungen
- ein zukunftsorientiertes Unternehmen mit einer familiären und kollegialen Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
- Unterstützung in der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
Innerhalb dieser Stellenausschreibung wird aus Vereinfachungsgründen für alle nicht geschlechtsneutralen Begriffe die männliche Form verwendet. Selbstverständlich gelten sämtliche männliche Formen auch für alle anderen Geschlechtsidentitäten.
